Beschaffungsprozesse optimieren: Ratgeber ✅

Ihre Beschaffung ist ineffizient. Fakt ist: Ein Großteil Ihrer indirekten Prozesskosten entsteht durch veraltete, manuelle Abläufe im Procure-to-Pay (P2P)-Zyklus. Die Kernaussage dieses Ratgebers lautet: Sie müssen Ihre Beschaffungsprozesse optimieren, um die Kosten pro Bestellung (Cost per Order) sofort um bis zu 60% zu senken und Risiken zu minimieren – durch die konsequente Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Maverick Buying stoppen, die Durchlaufzeiten drastisch verkürzen und die Beschaffung zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil machen. Es ist Zeit, den Turbo zu zünden und „Zero-Touch-Procurement“ zu realisieren.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Die Kernaussage: Sofortiger Nutzen und Handlungsaufforderung
2. Warum jetzt sofort optimiert werden muss: Die Kostenfalle in der Beschaffung
3. Der klassische P2P-Prozess: Phasen und Herausforderungen
4. Die 5 Aktionsschritte: Ihr sofortiger Fahrplan
5. Der Hebel: Wie Digitalisierung den Turbo zündet
6. Fazit & Nächster Schritt
7. FAQ – Direkte Antworten

 

1. Die Kernaussage: Sofortiger Nutzen und Handlungsaufforderung

Kernaussage: Die konsequente Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Procure-to-Pay (P2P) Prozesse ist die einzige Methode, um die Kosten pro Bestellung (Cost per Order) sofort um bis zu 60% zu senken und die Durchlaufzeiten von Tagen auf Stunden zu reduzieren. Ihre Beschaffung muss sofort auf „Zero-Touch-Procurement“ umgestellt werden.

 

2. Warum jetzt sofort optimiert werden muss: Die Kostenfalle in der Beschaffung

Der Beschaffungsprozess ist oft Ihr größter, stiller Kostentreiber. Ineffiziente Abläufe führen zu drei kritischen Problemen:

• Verlorenes Geld (Hohe CpO): Manuelle Schritte, Papierkram und unnötige Freigaben binden Personal und treiben Ihre indirekten Prozesskosten unnötig in die Höhe.
• Chaos (Maverick Buying): Weil die Prozesse zu kompliziert sind, kaufen Mitarbeiter „wild“ außerhalb der Verträge ein. Sie zahlen mehr, verlieren Rabatte und haben keine Kontrolle über die Ausgaben (Spend Visibility).
• Risiko: Lange Bearbeitungszeiten und fehlende Compliance machen Ihre Lieferkette anfällig und nicht prüfbar.

Das Ziel ist klar: Prozesse standardisieren, damit Ihr Beschaffungsteam endlich Zeit für Verhandlungen und Risikomanagement hat.

 

3. Der klassische P2P-Prozess: Phasen und Herausforderungen

Der Procure-to-Pay (P2P) Zyklus ist die Grundlage jeder Optimierung von Beschaffungsprozessen. Ihn zu verstehen, ist der erste Schritt zur Effizienz.

 

Phase 1: Bedarfsermittlung

• Beschreibung: Identifikation des Bedarfs (Was, wie viel, wann) und Erstellung einer Bestellanforderung (BANF).
• Typische Herausforderung (Hebel zur Optimierung): Intransparenz (Mitarbeiter kennen genehmigte Lieferanten/Kataloge nicht) und Medienbrüche (BANF erfolgt per E-Mail/Papier).

 

Phase 2: Lieferantenauswahl und -management

• Beschreibung: Sourcing neuer Lieferanten oder Auswahl aus dem bestehenden Pool, Einholen von Angeboten.
• Typische Herausforderung (Hebel zur Optimierung): Manuelle Vergleiche (zeitaufwendiges Einholen und Bewerten von Angeboten) und Fehlendes Risikoprofil in der Lieferantenbewertung.

 

Phase 3: Bestellabwicklung (Purchase Order)

• Beschreibung: Erstellung der Bestellung (Purchase Order) und Versand an den Lieferanten.
• Typische Herausforderung (Hebel zur Optimierung): Fehleranfälligkeit (manuelle Übertragung von BANF-Daten) und Lange Freigabezeiten aufgrund nicht-automatisierter Workflows.

 

Phase 4: Wareneingang und Qualitätskontrolle

• Beschreibung: Entgegennahme, Qualitätskontrolle und interne Verbuchung der Lieferung.
• Typische Herausforderung (Hebel zur Optimierung): Abweichungen (Mismatch zwischen Bestellung und Lieferung) und Manuelle Protokollierung des Wareneingangs.

 

Phase 5: Rechnungsprüfung und Zahlung (P2P-Abschluss)

• Beschreibung: Rechnungsprüfung (Abgleich mit Bestellung und Wareneingang) und Freigabe zur Zahlung.
• Typische Herausforderung (Hebel zur Optimierung): Medienbrüche (Papierrechnungen) und das Verpassen von Skontofristen durch lange Prüfungsdauer.

 

4. Die 5 Aktionsschritte: Ihr sofortiger Fahrplan zur Optimierung

Handeln Sie systematisch, um maximale Wirkung bei der Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse zu erzielen.

 

🎯 Schritt 1: Messen und Freilegen (Ist-Analyse)

• Aktion: Erstellen Sie ein Prozess-Mapping Ihres aktuellen P2P-Zyklus.
• Fokus: Identifizieren Sie die größten Medienbrüche und messen Sie die tatsächliche Cost per Order (CpO).

 

🎯 Schritt 2: Standardisierung erzwingen

• Aktion: Eliminieren Sie Freitextbestellungen. Nutzen Sie E-Kataloge und vordefinierte Bestellformulare.
• Fokus: Machen Sie den genehmigten Weg zum einfachsten Weg. Erzwingen Sie die Nutzung von Rahmenverträgen.

 

🎯 Schritt 3: Digitalisieren und automatisieren (Der Turbo-Boost)

• Aktion: Implementieren Sie eine E-Procurement-Lösung.
• Fokus: Automatisieren Sie alle Genehmigungsworkflows und führen Sie den 3-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) automatisch durch.

 

🎯 Schritt 4: Rechnungen sofort verarbeiten

• Aktion: Führen Sie digitale Rechnungsverarbeitung (OCR) ein.
• Fokus: Rechnungen müssen automatisch der Bestellung zugeordnet werden, um Skontofristen immer einzuhalten und Fehlerquoten zu minimieren.

 

🎯 Schritt 5: Kontinuierliche Überwachung

• Aktion: Etablieren Sie ein monatliches KPI-Reporting (CpO, Cycle Time).
• Fokus: Nutzen Sie die freigewordene Zeit, um neue Sourcing-Strategien zu entwickeln und Lieferanten aktiv zu managen.

 

5. Der Hebel: Wie Digitalisierung den Turbo zündet

Die moderne Technologie eliminiert die Verwaltungslast und optimiert die Beschaffung:

• Guided Buying: Führt Nutzer intuitiv zum genehmigten Produkt, stoppt Maverick Buying.
• Automatisierte Freigaben: Bestellungen bis zu einem gewissen Wert brauchen keine menschliche Prüfung mehr.
• KI & ML: Prognostiziert Bedarfe, automatisiert die Warengruppenschlüsselung und bewertet Lieferkettenrisiken in Echtzeit.

 

6. Fazit & Nächster Schritt

Die Optimierung der Beschaffungsprozesse ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Automatisierung ist der schnellste Weg, um die Beschaffung von einer Kostenstelle in einen strategischen Werttreiber zu verwandeln.

Ihr Nächster Schritt: Starten Sie jetzt mit einer detaillierten Ist-Analyse Ihrer Rechnungsverarbeitungs- und Bestellprozesse – hier liegt das größte und schnellste Einsparpotenzial.

 

7. FAQ – Direkte Antworten

Was ist das wichtigste Ziel beim Beschaffungsprozesse optimieren?

Antwort: Die Senkung der indirekten Prozesskosten (CpO) und die Minimierung von Maverick Buying durch die Vereinfachung des Bestellprozesses für den Endnutzer.

Wie stoppe ich Maverick Buying sofort?

Antwort: Durch die Implementierung verpflichtender E-Kataloge und nutzerfreundlicher E-Procurement-Systeme. Der einfache Weg muss der regeltreue Weg sein.

Welche Kennzahl (KPI) muss ich primär messen?

Antwort: Die Cost per Order (CpO) und die Cycle Time (Durchlaufzeit von Anforderung bis Bestellung).

Was ist der 3-Wege-Abgleich?

Antwort: Der automatische Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung. Ist dieser Abgleich fehlerfrei, kann die Zahlung ohne manuelle Prüfung erfolgen.

Wo fange ich an, um Beschaffungsprozesse zu optimieren?

Antwort: Beim P2P-Abschluss (Rechnungsprüfung). Die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bietet oft den schnellsten Return on Investment (ROI).